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Nebenkostenabrechnung: worauf Vermieter achten sollten

Zu den Aufgaben des Vermieters gehört es, die Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung genannt, zu erstellen und diese dem Mieter zukommen zu lassen. Aus dieser Nebenkostenabrechnung ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben für den Mieter. Nur wenn ordnungsgemäss abgerechnet wurde, kann der Mieter die Nebenkostenabrechnung nicht beanstanden. Wir geben Vermietern die wichtigsten Informationen zu diesem Thema.

1. Was sind Nebenkosten und welches Gesetz regelt die Nebenkostenabrechnung?

Nebenkostenabrechnung

Nebenkosten sind das Entgelt für die tatsächlichen Aufwendungen des Vermieters für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Mietsache in Zusammenhang stehen. Zu den wichtigsten Nebenkosten zählen Heizungs- und Warmwasserkosten sowie ähnliche Betriebskosten und Kosten für öffentliche Abgaben, die ausschliesslich mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen.

Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung nur bezahlen, wenn die Nebenkosten im Mietvertrag ausdrücklich ausgewiesen sind. Sind keine Nebenkosten im Mietvertrag aufgeführt, dann geht das Gesetz davon aus, dass diese mit dem Mietzins abgegolten sind. Die Art. 4 bis 8 VMWG enthalten detaillierte Bestimmungen über die Nebenkostenabrechnung, über die pauschale Abrechnung solcher Kosten, über die anrechenbaren Heizungs- und Warmwasserkosten und die Heizkostenabrechnung als solche.

2. Welche Fristen sind einzuhalten?

Art. 4 VMWG bestimmt, dass der Vermieter dem Mieter eine Nebenkostenabrechnung mindestens einmal jährlich erstellen und zukommen lassen muss. Der Vermieter darf dem Mieter nur die tatsächlich anfallenden Kosten in Rechnung stellen (Art. 257b Abs. 1 OR; Art. 5 Abs. 1 VMWG) und mit der Nebenkostenabrechnung keinen Gewinn erzielen.

Die Nebenkostenabrechnung sollte innert 6 Monaten seit dem Ende der Abrechnungsperiode vorliegen. In den meisten Fällen dauert die Abrechnungsperiode der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz vom 1. Juli bis zum 30. Juni oder vom 1. Januar bis 31. Dezember.

Wichtige Information:

Ist eine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft, verjährt in der Schweiz der Rückforderungsanspruch des Mieters nach einem Jahr. Der Nachforderungsanspruch des Vermieters aus einer Nebenkostenabrechnung hat eine Verjährungsfrist von 5 Jahren. Nach Ablauf dieser Verjährungsfrist kann der Vermieter die Einforderung und Nachforderung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung rechtlich nicht mehr durchsetzen.

3. Was geschieht, wenn der Mieter die Nebenkostenabrechnung nicht bezahlt?

Wenn der Mieter nicht innert 30 Tagen seit Erhalt der Nebenkostenabrechnung schriftlich Einsprache bei dem Vermieter erhebt, gilt diese Abrechnung von dem Mieter als genehmigt. Sollte der Mieter innert der 30 Tage Einsicht in die Belege verlangen, beginnt die 30-tägige Frist zur Einsprache erst nachdem alle Belege eingesehen wurden. Nachzahlungen des Mieters oder Rückzahlungen durch den Vermieter sind innert 30 Tagen nach Eingang der Nebenkostenabrechnung zu bezahlen. Gerät der Mieter in Zahlungsverzug, kann erst nach Ablauf dieser Frist der Vermieter dem Mieter unter Androhung der Kündigung eine Frist zur Zahlung setzen. Diese Frist beträgt mindestens zehn Tage, bei Wohn- und Geschäftsräumen mindestens 30 Tage. Bezahlt der Mieter innert der neuen Frist nicht, so kann der Vermieter dem Mieter fristlos und bei Wohn- und Geschäftsräumen mit einer Frist von mindestens 30 Tagen zum Monatsende kündigen.

Hier bei immoverkauf24 können Sie sich eine Mustervorlage für die Abmahnung Ihres Mieters bei Zahlungsverzug kostenlos herunterladen:

4. Was sind zulässige und unzulässige Nebenkosten?

Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter darf nur die Nebenkosten auf den Mieter umlegen, die rechtlich zulässig sind. Das sind Betriebskosten, die in Zusammenhang mit dem Gebrauch der Mietsache stehen. Die Mietrechtsverordnung enthält eine detaillierte Auflistung der verrechenbaren Kostenpunkte bezüglich der Heizkosten.

Das Gesetz bezeichnet als umlegbare Nebenkosten nur die sogenannten Betriebskosten einschliesslich der Kosten für Wartung und Kontrollarbeiten, jedoch nicht die Kosten für Unterhalt, Erneuerungen und Ersatzanschaffungen.

Zulässige Nebenkosten sind:

  • Heiz- und Warmwasserkosten
  • Heizung (inklusive Wartung, Reinigung und Versicherungsprämie)
  • Hauswart (Bruttolohn und Verbrauchsmaterial, jedoch keine Kosten für Werkzeuge und Maschinen)
  • Aufwendungen für Elektrizität, Gas, Lüftung, Liftanlage, TV-Antennenanlage
  • Sich aus dem Gebrauch der Mietsache ergebende öffentlich-rechtliche Abgaben (z.B. Abwassergebühren)
  • Treppenhausreinigung
  • Garten- und Umgebungspflege
  • Schneeräumung
  • Beleuchtung
  • Verwaltungspauschale von ca. 3 % der Nebenkosten (abhängig vom Ortsgebrauch)

Unzulässige Nebenkosten sind:

  • Grundsteuern und öffentliche Abgaben
  • Erschliessungsgebühren
  • Gebäudeversicherungsprämien (Ausnahme: Versicherungen, die sich ausschließlich auf die Heizanlage beziehen)
  • Grundpfandzinsen
  • Reparaturen, Unterhalt, Investitionen, Amortisation des Mietobjekts

5. Anschreiben für Nebenkostenabrechnung - Muster für Vermieter

Hier bei immoverkauf24 können Sie sich eine Mustervorlage für das Anschreiben zu Ihrer Nebenkostenabrechnung kostenlos herunterladen:

Hinweis von immoverkauf24:

Bitte beachten Sie, dass das zur Verfügung gestellte Muster eine Vorlage bietet und nicht die Rechtsberatung ersetzt. Lassen Sie das Muster von Ihrem Rechtsanwalt stets auf Aktualität prüfen und passen Sie die Klauseln wie gewünscht an. Eine Garantie auf die Rechtssicherheit dieser Vorlage wird von immoverkauf24 nicht gewährt.

6. Wie ist eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut?

Nebenkostenabrechnung Aufbau

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Aufzählung der einzelnen zulässigen Nebenkosten (Heizung, Warmwasser etc.)
  • Gesamtbetrag der Nebenkosten
  • Verteilungsschlüssel unter den Mietparteien
  • Gesamter von den Mietern geschuldeter Betrag oder Rückzahlungsbetrag

Es gibt keine einheitliche Vorlage für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Jede Liegenschaft und jede Wohnung wird einzeln und individuell abgerechnet. Dies resultiert aus unterschiedlichen Heizanlagen, Nebenkostenkomponenten und die unterschiedliche Verteilung der Kosten. In der Regel werden die Nebenkosten im Verhältnis der Wohnflächen auf die Mieter verteilt.

Ausnahme: Kabel-TV-Fernsehgebühren

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Wohneinheiten geht man von den Gesamtkosten aus, von denen die jeweiligen Mieter nur den Anteil der eigenen Wohnung bezahlen müssen. Die Gesamtkosten muss der Vermieter nach einem klar nachvollziehbaren Verteilerschlüssel auf alle vorhandenen Mietparteien aufteilen. Bei der Verteilung ist es hierbei gesetzlich nicht vorgeschrieben, ob sich dieser Schlüssel z.B. nach der Anzahl der Quadratmeter oder zu gleichen Teilen je Wohnung orientiert.

Wichtig: Nur unter Einhaltung der Fristen und Formvorschriften für Vertragsänderungen darf der Vermieter eine Änderung des festgelegten Verteilerschlüssels vornehmen.

Mögliche Verteilschlüssel der Nebenkosten:

  • Verteilschlüssel, evtl. mit Faktor X
  • nach m³
  • nach m²
  • zu gleichen Teilen
  • nach Personenanzahl
  • nach Individualmessung (VHKA)

Bei vermieteten Gewerbeflächen variiert die Nebenkostenbelastung, da die Kosten für den Ausbau, Betrieb und Unterhalt der gemieteten Räume alleine dem Mieter obliegen. Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für Gewerbeflächen ist daher abhängig vom jeweilig geschlossenen Mietvertrag und vom Gebäude.

Bei Neubauten müssen laut dem Energiegesetz vom 26. Juni 1998 verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen erstellt werden. Auch für Altbauten verlangen ca. ein Drittel der Kantone die verbrauchsabhängigen Abrechnungen. Bei der kantonalen Energiefachstelle erhalten Sie eine Auskunft, ob Sie die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung individuell abrechnen müssen.

Hier bei immoverkauf24 können Sie sich eine Mustervorlage für die Erstellung einer Heiz- und Nebenkostenabrechnung kostenlos herunterladen:

PDF-Vorlage kostenlos downloaden:

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7. Welche Möglichkeiten gibt es, die Nebenkosten abzurechnen?

mietvertrag

Grundsätzlich gibt es vier Möglichkeiten, um die Nebenkosten dem Mieter in Rechnung zu stellen:

  • Umfassender Mietzins
  • Direkte Zahlung an die Lieferanten
  • Pauschale für die sämtlichen Nebenkosten
  • Jährliche Akontozahlungen an den Vermieter

Dem Vermieter steht es frei, die Nebenkosten pauschal mit dem Mieter zu vereinbaren. Der Pauschalbetrag setzt sich aus dem Durchschnitt der Heiz- und Nebenkosten zusammen, die in den drei vergangenen Jahren entstanden sind. Bei Pauschalen ist der Vermieter nicht verpflichtet eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Es gibt hierbei weder Nachforderungen noch Rückforderungen, wenn die Pauschale die effektiven Kosten der Nebenkosten mit der Zeit nicht mehr deckt. Der Vermieter muss drei weitere Jahre auf einen neuen Durchschnittswert warten, den man mit der aktuellen Pauschale vergleichen kann. Ist der neue Durchschnittswert höher, kann der Vermieter die Pauschale um den Differenzbetrag erhöhen. Die Erhöhung dieser Nebenkostenpauschale ist durch den Vermieter unter Beachtung und Einhaltung der Fristen und Termine gemäss dem Gesetz dem Mieter über das amtliche Mietzinsanpassungsformular mit Angabe einer Begründung mitzuteilen.

Sollte der Mieter Bedenken haben, dass die Pauschale zu hoch ist, so hat dieser das Recht eine Auskunft über die Durchschnittskosten sowie eine Anpassung zu verlangen.

Bei den Akontozahlungen oder auch Abschlagszahlungen genannt, zahlt der Mieter im Voraus für die Nebenkosten einen bestimmten Betrag. Dieser wird nach Ablauf einer Rechnungsperiode einmal jährlich abgerechnet. Sind die Kosten aus der Nebenkostenabrechnung höher als die Summe der Akontozahlungen, muss der Mieter eine Nachzahlung leisten. Fallen die Kosten geringer aus als die geleisteten Akontozahlungen, muss der Vermieter eine Rückerstattung der zu viel bezahlten Akontozahlungen an den Mieter leisten.

Bei der Höhe der Akontozahlungen muss der Vermieter darauf achten, dass die Akontozahlungen nicht zu niedrig angesetzt sind, sodass dies zu einer Nachzahlung in der Nebenkostenabrechnung führen kann. Dies gilt als absichtliche Täuschung und die Akontozahlungen können vom Gericht rückwirkend den tatsächlichen Kosten entsprechend erhöht und der Nettomietzins dementsprechend reduziert werden.

8. Was geschieht, wenn neue Nebenkosten hinzukommen?

Kommen neue Nebenkosten hinzu, die der Vermieter auf den Mieter umlegen kann, handelt es sich hierbei um eine Mietzinserhöhung. Dementsprechend muss der Vermieter das Verfahren der Mietzinserhöhung beachten. Eine höhere Pauschale, die sich aus den zusätzlichen Nebenkosten ergibt, ist dem Mieter gemäss Gesetz per amtlichen Mietzinsanpassungsformular unter Beachtung der Fristen und Termine und mit Begründung mitzuteilen.

9. Wer bezahlt bei Leerstand die Nebenkostenabrechnung?

Bei Leerständen trägt der Vermieter die anfallenden Nebenkosten. Grundsätzlich kann der Vermieter die Nebenkosten sowie die Heizkosten nicht auf die übrigen Mietparteien eines Hauses verteilen.

Ausnahme: Sollten keine individuellen Heizkostenzähler installiert sein und wurden die leerstehenden Wohnungen oder Geschäftsräume nachweisbar nur entsprechend geheizt, um Frostschäden zu verhindern, darf der Vermieter einen Teil der Heizkosten auf die anderen Mieter übertragen.

Die Verteilung der Heizkosten auf die leeren Objekte gemäss dem Verteilschlüssel sieht nach der Rechtsprechung OR, Art. 7 im Regelfall wie folgt aus:

  • 2/3 bei Zwei- bis Dreifamilienhäusern
  • 1/2 bei Vier- bis Achtfamilienhäusern
  • 1/3 bei grösseren Gebäuden sowie Büro- und Geschäftshäuser

10. Welche Rechte hat der Mieter bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung?

Bei einer unverständlichen, ungenügenden oder fehlerhaften Nebenkostenabrechnung hat der Mieter das Recht die Details anhand der Belege, auf dessen Basis die Nebenkostenabrechnung erstellt wurde, einzusehen.

Der Vermieter kann grundsätzlich darauf bestehen, dass der Mieter die Belege an dessen Wohn- oder Geschäftssitz anschaut. Voraussetzung hierbei ist, dass sich dieser Ort in der Nähe des Mieters befindet. Sollte der Vermieter Kopien der Belege versenden, kann er hierfür auch ein Entgelt verlangen.

Der Mieter kann bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung eine Korrektur verlangen. Hierzu sollte der Mieter alle Positionen in der Abrechnung schriftlich begründet auflisten, mit denen er nicht einverstanden ist. Der Mieter hat hierbei das Recht eine entsprechende Reduktion der Kosten zu verlangen. Eine gesetzliche Frist für die Einsprache beim Vermieter oder eine Frist für die Anfechtung bei der Schlichtungsstelle gibt es nicht. Der Vermieter darf dem Mieter ebenfalls das Recht auf Einsicht in die Belege zwecks einer detaillierteren Abrechnung nicht befristen.

11. Tipps für den Vermieter: Diese typischen Fehler sollten Sie vermeiden

Nebenkostenabrechnung Checkliste

Checkliste zur Kontrolle bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung:

1. Überprüfung der Abrechnungsperiode

Überprüfen Sie die korrekte Abrechnungsperiode. Der abgerechnete Zeitraum ist vor allem bei Ein- und Auszug eines Mieters wichtig, da hier die Nebenkosten nur anteilsmässig entsprechend des Zeitraumes berechnet werden dürfen.

2. Überprüfung der einzelnen Nebenkosten

Vergleichen Sie die diesjährige Abrechnung mit der Nebenkostenabrechnung aus dem letzten Jahr. Achten Sie auf neue Positionen, die Sie in der Abrechnung mit aufnehmen dürfen oder auf Beträge die gestiegen sind und nach oben korrigiert werden dürfen. Achten Sie darauf, welche Nebenkostenpositionen Sie mit Ihrem Mieter im Mietvertrag vereinbart haben und ob diese auch auf den Mieter umlegbar sind.

3. Überprüfen Sie den Verteilschlüssel

Achten Sie auf den korrekten Verteilerschlüssel. Der Mieter muss von den Gesamtkosten nur den Anteil der eigenen Wohnung bezahlen. Die Gesamtkosten muss der Vermieter nach einem klar nachvollziehbaren Verteilerschlüssel auf alle vorhandenen Mietparteien aufteilen.

4. Überprüfung der richtigen Anrechnung der Akontobeträge und Pauschalen

Kontrollieren Sie, ob die im Mietvertrag fest gelegten Akontobeträge und Pauschalen richtig angerechnet wurden. Sind die Kosten aus der Nebenkostenabrechnung höher als die Summe der Akontozahlungen, ist eine Nachzahlung durch den Mieter zu leisten. Fallen die Kosten geringer aus als die geleisteten Akontozahlungen, muss der Vermieter eine Rückerstattung der zu viel bezahlten Akontozahlungen an den Mieter leisten.

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